Épargne salariale : le rôle et les missions du CSE

Le comité social et économique (CSE) est l’instance regroupant aujourd’hui l’ancien comité d’entreprise (CE), la commission hygiène, santé et conditions de travail (CHSCT) et la délégation unique du personnel (DUP). Elle a hérité des attributions de tous ces organes de représentation salariale, qu’elles soient de nature sociale ou économique – comme son nom l’indique !

Il ne s’agit donc pas pour les élus qui le composent de seulement mettre en place une politique sociale rendant la culture et les loisirs plus accessibles pour tous les collaborateurs, comme c’est généralement l’image qu’on peut se faire des actions du comité. Il leur incombe également de faire leur possible pour garantir une certaine qualité de vie au travail et prodiguer si besoin une aide financière à leurs bénéficiaires.

Il est alors aussi logique que sain pour le dialogue social que le CSE s’implique dans la mise en place et le suivi d’un plan d’épargne salariale qui bénéficie à tous les membres de l’entreprise.

Préparation, négociation avec l’employeur, mise en place ou transfert d’un dispositif existant : quel est le rôle du CSE ? Comment accompagne-t-il les salariés dans l’adoption et l’utilisation des solutions sélectionnées ? 🤔

HelloCSE, expert des avantages salariés et des logiciels de gestion pour élus du CSE, a fait le tour de toutes ces interrogations dans cet article pratique !

1. Sur quels dispositifs d’épargne salariale le CSE doit-il se prononcer ?

Élus, le terme d’épargne salariale vous semble nébuleux ? C’est tout simplement un ensemble de plusieurs dispositifs à destination des salariés qui les gratifient d’un complément de revenu non négligeable.

S’intéresser et s’investir (sans jeu de mot aucun !) dans la mise en place d’un dispositif d’épargne salariale efficace, c’est donc l’occasion pour les élus de permettre aux salariés de construire sereinement des plans personnels pour l’avenir. Ils disposent de cette cagnotte qui se bonifie au fil des années et peut être utilisée sous certaines conditions, en fonction des formules négociées.

Le PEE : le dispositif à étudier de près pour les élus

Le plan d’épargne entreprise est à ne pas négliger si vous mettez en place un dispositif d’épargne salariale car il profite aux salariés à court et moyen termes ! Les sommes qui y sont déposées avec l’appui de l’entreprise peuvent être débloquées avant les 5 ans réglementaires en cas d’événements particuliers :

• Mariage ou PACS du collaborateur ;
• Achat d’une résidence principale ;
• Naissance ou adoption d’un troisième enfant ;
• Départ de l’entreprise ;
• Création ou reprise d’une entreprise ;
• Invalidité ;
• Décès du bénéficiaire ou d’un proche (concubin, enfant, ex-conjoint, parent) ;
• Séparation d’avec le conjoint ;
• Surendettement.

Vous l’aurez sûrement remarqué : le mariage/PACS et la naissance/adoption rappellent des événements URSSAF qui sont peut-être déjà célébrés dans votre entreprise par l’octroi d’avantages aux salariés. Le PEE complète ainsi joliment votre politique sociale existante pour un double bonus à l’occasion de ces événements joyeux. 😍

Le PER : favoriser la QVT en pensant à la retraite des salariés

Le plan d’épargne retraite englobe tous les dispositifs permettant aux salariés de partir à la retraite avec un complément de revenu. Son contenu se débloque au départ à la retraite ou en cas de besoin pour financer un projet d’importance (achat d’une maison, par exemple), pour affronter une situation délicate (frais imprévus, difficultés financières), etc.

On pourrait croire que les missions des élus du CSE se bornent au cadre de la vie active du salarié dans l’entreprise, mais aider un salarié à préparer son départ à la retraite favorise sa qualité de vie au travail ! 🧘‍♀️

La participation : dispositif incontournable pour les CSE d’entreprise de + de 50 salariés

Il a les mêmes avantages que le dispositif de l’intéressement et un fonctionnement similaire, à ceci près que la prime de participation dépend directement des bénéfices de l’entreprise.

Dans la mesure où sa mise en place est obligatoire dès que l’entreprise compte un effectif d’au minimum 50 personnes, les élus du CSE ne peuvent le contourner et doivent se pencher sur ses modalités de mise en place.

L’intéressement : lier intérêts de l’entreprise et des salariés

Le dispositif d’intéressement aux résultats de l’entreprise porte bien son nom : ce système gratifie les salariés de primes sous certaines conditions d’objectifs atteints par l’entreprise, prévus dans l’accord d’intéressement à négocier.

Le bénéficiaire débloque ce complément de rémunération sur demande, à sa guise. Il a également la possibilité de l’investir dans un plan d’épargne existant. Cette souplesse fait de l'intéressement un dispositif particulièrement attrayant !

2. Négocier le dispositif d’épargne salariale : une obligation légale et une opportunité pour le dialogue social en entreprise

Au-delà de l’aide financière que ces différents dispositifs prodiguent aux salariés, la mise en place ou la renégociation d’un plan d’épargne salarial est bénéfique pour le dialogue social dans l’entreprise. Mais en quoi exactement ?

Obligation de négociation d’un plan d’épargne salariale avec les représentants du personnel

Si une entreprise dispose d’un CSE, la règle est claire : l’employeur ne peut pas instaurer unilatéralement un plan d’épargne sans négocier un accord collectif avec les représentants du personnel (article L3332-4 du Code du travail).

Bien que de nombreux dispositifs bénéficient à l’entreprise (amélioration de la marque employeur, levier de motivation au travail, déductions de l’assiette fiscale, exonérations de charges patronales…), les élus du CSE ont leur rôle à jouer. Ils veillent à négocier des accords les plus en faveur possible pour les membres de l’entreprise !

💪 Le CSE est d’ailleurs force de proposition : il peut demander à ce que les salariés eux-mêmes valident le plan d’épargne salariale présenté pour adoption ; il faut alors obtenir les suffrages de 2/3 des votants. C’est un bon moyen pour les élus d’inclure les premiers intéressés qu’ils représentent dans la discussion.

Pour les élus dont l’entreprise a déjà mis en place un dispositif d’épargne salariale, l’enjeu est de se pencher chaque année sur les performances du dispositif pour, si besoin, renégocier les accords. Ce peut-être également l'occasion de changer de prestataire pour en sélectionner un autre plus en adéquation avec vos objectifs, selon des critères précis.

Négocier le dispositif d’épargne salariale est dans l’ADN du CSE

Le CSE, et avant lui l’organe du comité d’entreprise (CE), est principalement connu pour sa politique sociale d’avantages salariés comme la billetterie CE qui permet aux salariés de faire des économies toute l’année sur diverses activités culturelles et de loisirs.

Pourquoi ne pas penser la mise en place d’un plan d’épargne salariale comme une brique supplémentaire qui complète ces actions plus connues du CSE ? Elle booste aussi le pouvoir d’achat mais en laissant le champ libre aux salariés d’en faire l’usage souhaité, pour un événement particulier ou en prévision de leur retraite.

Et en les incluant dans le processus de validation de l’accord, la culture du dialogue social se diffuse dans l’entreprise et souligne le rôle crucial des élus du CSE.

3. Les étapes jusqu’à l’adoption du plan d’épargne salariale et retraite par le CSE

Attaquons maintenant le vif du sujet : quelles étapes les élus suivent-ils tout au long du processus de négociation et d’adoption d’un plan d’épargne salariale et retraite ?

Notre conseil pour les CSE dont l’entreprise a déjà un dispositif en place : profitez de la négociation annuelle sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise pour réviser ce qui est déjà en place (article L2242-15 du Code du travail) !

Étape n°1 : la prise d’informations

La première étape naturelle de ce processus de négociation et d’adoption est la prise d’informations. Les élus du CSE se renseignent sur les fondements de l’épargne salariale, les modalités de fonctionnement des dispositifs envisagés, les retombées positives pour les salariés, etc.

Cela passe tout d’abord par l’employeur qui a le devoir d’informer loyalement les élus sur les tenants et aboutissants du projet envisagé.

Pour ce faire, l’outil le plus pratique reste la base de données économiques et sociales (BDES), conçue pour recueillir toutes les données et statistiques nécessaires aux missions des élus. C’est un moyen plus efficace et plus rapide de distribuer l’information, plutôt que de passer par des impressions, des mails dispersés…

Nous recommandons d’ailleurs à tous les CSE de digitaliser leurs BDES s’ils ne l’ont encore qu’en version papier !

En vue de préparer la négociation, et en complément des informations dispensées par l’employeur, les élus du CSE ont le pouvoir requis pour solliciter un expert-comptable, habilité à les renseigner sur toutes les questions touchant la situation économique et financière de l’entreprise (articles L2315-88 et L2315-89 du Code du travail). Ce genre d’expertise récurrente est financièrement prise en charge par l’employeur à 100 %.

☝️ Enfin, nous conseillons aux élus du CSE de sonder les volontés éventuelles des salariés à travers le représentant de proximité. Cet acteur clé du dialogue social œuvre sur le terrain auprès des collaborateurs pour recueillir les doléances et les faire remonter au comité ; profitez de son positionnement particulier !

Exemples de questions à poser aux salariés :

• Comprenez-vous les bénéfices de l'épargne salariale et retraite ?
• Bénéficiez-vous de suffisamment de conseils de la part du gestionnaire ?
• Êtes-vous satisfait de la performance de vos placements ?
• Le prestataire d'épargne salariale et retraite répond-il rapidement à vos demandes ?
• ...

Toute cette étape est également applicable à une situation de renégociation et, le cas échéant, de transfert d’un dispositif d’épargne salarial existant.

Étape n°2 : rédaction d’une proposition d’accord-règlement

Une fois toutes les informations acquises, les élus du CSE se rassemblent pour discuter de leur projet de proposition d’un accord-règlement, à débattre par la suite avec l’employeur.

Pour le PEE et le PER, il contient nécessairement :

• Le principe de la mise en place des dispositifs.
• Les modalités de fonctionnement de chacun de ces dispositifs (plafonds éventuels, cas de déblocage…).
• Leur champ d’application.
• La durée couverte par cet accord.
• Les bénéficiaires de ce plan d’épargne.
• Le type de sommes affectées au plan et les conditions d’alimentation.
• L’information aux salariés.
• Les conditions de révision et dénonciation de l’accord.

Les élus sont bien évidemment libres d’ajouter d’autres clauses de toute nature afin de modeler cet accord-règlement au plus près des spécificités de la structure !

Pour la participation, le document listera :

• La période d’application.
• Les bénéficiaires.
• Les modalités de participation.
• Les modalités de calcul.
• Les conditions de versement de la prime (date, versements éventuels dans les autres supports d’épargne).
• Les différends éventuels.
• L’information aux salariés.
• Les conditions de révision et dénonciation de l’accord.

Enfin, le document encadrant la proposition d’un dispositif d’intéressement mentionnera :

• Les critères de performances et les critères financiers retenus (nombre de nouveaux clients, taux de croissance du chiffre d’affaires, le taux d’attrition, etc.).
• Les critères dits « extra-financiers » (satisfaction client, taux de turnover, d’absentéisme, objectifs RSE à atteindre, etc.).

✍️ Tous ces accords se répètent sur certaines typologiques d’informations renseignées, aussi est-il possible pour le secrétaire du CSE (et/ou son adjoint) de constituer une seule proposition d’accord-règlement.

Étape 3 : la négociation à l’ordre du jour d’une réunion du CSE

La prochaine étape est clé : établir une date à laquelle se tiendra la réunion dédiée à la conduite de cette négociation.

C’est de nouveau au secrétaire du CSE d’agir car il lui revient, conjointement avec l’employeur ou son représentant, de :

• Choisir une date qui laisse suffisamment du temps aux élus de passer par les phases d’information et de rédaction d’un projet d’accord.
• Mettre à l’ordre du jour le projet d’adoption d’un plan d’épargne salariale.
• Convoquer tous les acteurs attendus autour de la table des négociations (titulaires, suppléants si un accord prévoit leur présence, représentant de l’équipe RH, de l’équipe juridique…).
• Communiquer la proposition d’accord-règlement afin qu’elle soit étudiée avant la réunion.

Au demeurant, seule la présence des élus et de l’employeur est obligatoire mais sentez-vous libre d’inviter à la table les acteurs qui pourront éclairer les débats de leur expertise.

Pourquoi pas convier le ou les prestataires d’épargne salariale envisagée, afin qu’ils puissent répondre à d’éventuelles questions sur la mise en place, les conditions, l’accompagnement… ?

Au cours de la réunion elle-même, s’en suit :

• La présentation du projet d’accord.
• La présentation par l’employeur d’une résolution en faveur de l’adoption de l’accord proposé par le CSE.
• Un moment de débats et d’échanges.
• L’apport de modifications éventuelles au projet final.
• La phase de votes qui, s’ils sont majoritairement en faveur du projet d’accord, procurent au secrétaire du CSE un mandat de signature de l’accord.

📨 Si les débats soulèvent des interrogations et impliquent des modifications sur lesquelles il serait compliqué de statuer le jour même, nous recommandons de reporter le vote de l’accord à une autre réunion. Chacun aura ainsi le loisir d’étudier sereinement les changements proposés.

Si l’adoption de l’accord est décidée, elle devient effective par la signature de l’accord-règlement par l’employeur (ou son représentant) et le secrétaire du CSE.

Étape 4 : l’officialisation de l’adoption de l’accord

L’adoption n’est toutefois pas totale sans le dressage d’un procès-verbal de réunion rédigé par le secrétaire qui mentionne :

• L’objet de la délibération, soit l’adoption de l’accord.
• La teneur des échanges de chacun.
• Les modalités du vote qui s’est déroulé.
• Le contenu de la présentation.
• Les étapes et les résultats du vote.
• Le principe de l’adoption du projet par le CSE.

📅 La date de signature du procès-verbal de réunion du CSE vaut date de signature de l’accord-règlement.

Le procès-verbal sera à déposer auprès de la DIRRECTE en deux exemplaires (numérique et papier) ; il faut également le joindre dans une annexe à l’accord-règlement.

Vous ne négociez pas la mise en place d’un plan mais des modifications ou un transfert de dispositif ? Chaque changement apporté au règlement d’un plan d’épargne revient à établir un nouveau règlement, à redéposer à la DIRRECTE.

Si aucun consensus n’est trouvé entre l’employeur et le CSE ?

Dans le cas où l’employeur et le CSE ne parviennent pas à se mettre d’accord, l’employeur décide de mettre en place de manière unilatérale le plan d’épargne salariale. Il lui faudra toutefois justifier l’existence des négociations en déposant les procès-verbaux de consultation du CSE et de désaccord, au moins 15 jours avant le dépôt du plan.

4. L’accord a été adopté : et après ?

Ça y est, le plan d’épargne a été adopté et va être mis en place à l’échelle de toute l’entreprise ; félicitations ! 🎉

Mais la mission des élus du CSE ne s’arrête pas là : il convient désormais d’honorer le droit à l’information des salariés en communiquant autour de ce plan qui a demandé tant de préparation, et en les accompagnant dans le recours au dispositif.

Mission n°1 : communiquer auprès des salariés

De manière générale, il est essentiel pour le CSE de communiquer autour de ses actions, au-delà de la publication réglementaire des procès-verbaux de réunion. La mise en place (ou le renouvellement) d’un plan d’épargne salariale est une bonne nouvelle et un témoignage de l’investissement du comité pour le bien-être de ses collaborateurs : une belle opportunité de communication !

Les élus ont à leur disposition le traditionnel tableau d’affichage où épingler les communications. Mais le tableau n’est pas nécessairement visible par tous (quid des salariés en télétravail ?) et n’attire que peu l’attention, surtout s’il est encombré de notes accumulées au fil du temps.

⏰ Pour être sûrs de respecter le droit d’information des salariés tout en économisant de précieuses heures de délégation, nous vous conseillons de communiquer sur le site internet personnalisé du comité. Les modules de communication de cet outil permettent aux élus d’adresser des mails à tous les collaborateurs, de publier des sondages en ligne pour cultiver les échanges entre comité et salariés, de partager des documents facilement consultables, téléchargeables, etc.

C’est le choix de la praticité, de l’efficacité et de la modernité à l’ère des appareils (et des Français !) ultra-connectés.

Mission n°2 : se faire accompagner et accompagner les salariés dans la durée

Si vous avez choisi un prestataire attentif comme Epsor, vous bénéficierez d’une présentation complète et pédagogue de la solution, et des formations, ateliers, webinars à destination des salariés.

Le CSE observe également un travail de renseignement tout au long de l’année, afin que les salariés aient une vision précise et actuelle :

• De la situation de leur compte.
• D’éventuelles renégociations du plan.
• D’un transfert de leur épargne chez un nouveau prestataire.

Chaque nouveau membre de l’entreprise reçoit un livret d’épargne salariale qui lui décrit précisément le(s) dispositif(s) dont il bénéficie. Il revient avant tout à l’employeur de créer ou faire créer ce livret mais le CSE peut demander à en être l’auteur : ses élus ont, après tout, acquis toutes les connaissances nécessaires pour faire de ce projet d’épargne salariale une réalité !

S’il fallait retenir quelques points essentiels de ce guide de la négociation d’un plan d’épargne salariale par le CSE :

• Considérez ce projet comme un réel complément à votre politique sociale existante.
• Prenez le temps nécessaire pour vous informer sur toutes les implications d’un tel projet : profitez de l’expertise d’un expert-comptable !
• N’hésitez pas à inclure les salariés dans votre processus de réflexion : vous êtes leurs représentants.
• Privilégiez des prestataires à la solution complète et dotée d’un réel sens de la pédagogie, comme Epsor.
• Optez pour des outils de communication qui vous garantissent efficacité et gain de temps dans votre gestion quotidienne : tout le monde en profitera !