Centraliser l’épargne salariale de plusieurs entités : le guide

Votre groupe s’est développé par croissance externe et vous songez à harmoniser les dispositifs d’épargne salariale et retraite mis en œuvre dans vos différentes filiales ? Vous êtes au bon endroit.

Dans ce guide, nous vous donnons des clés concrètes pour centraliser l’épargne salariale et retraite des entités de votre groupe auprès d’un même prestataire.

Avantages, démarches administratives, juridiques et contractuelles ou encore délais : découvrez tout ce qu’il faut savoir pour rationaliser l’épargne salariale et retraite de votre organisation.

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Centraliser l’épargne salariale de plusieurs entités : quels bénéfices pour l’entreprise ?

Avant de nous attaquer aux questions pratiques, rappelons brièvement l’intérêt de confier la gestion de l’épargne salariale et retraite de tout un groupe à un seul interlocuteur.

Réduire les coûts liés à la gestion de l’épargne salariale et retraite 

La centralisation de l’épargne salariale et retraite des différentes entités d’un groupe entre les mains d’un seul prestataire présente tout d’abord un intérêt financier. Sans surprise, pour une organisation, rassembler tous ses contrats permet en effet d’accroître sa force de négociation et d’obtenir une tarification compétitive.

Bénéficier des avantages issus de la Loi Pacte

Le changement de prestataire d’épargne salariale peut également être l’occasion de bénéficier des avantages issus de la Loi Pacte de 2019. Les anciens mécanismes d’épargne salariale et retraite (« Article 83 » et PERCO), dont la commercialisation a cessé en octobre 2020, ne peuvent en effet plus évoluer. 

Toute modification apportée à ces plans se traduit ainsi nécessairement par un basculement dans les nouveaux régimes : 

• le PER Collectif pour le PERCO,
• et le PER Obligatoire (PER Ob) pour l’Article 83. 

À la clé pour les bénéficiaires : davantage de souplesse avec notamment la possibilité de transférer des sommes d’un plan d’épargne salariale à un autre, par exemple en cas de changement d’employeur, ou encore l’élargissement des modalités d'alimentation de leurs comptes d’épargne salariale et retraite.

Faciliter la mobilité des collaborateurs au sein du groupe 

L’adoption d’une logique de groupe en matière d’épargne salariale et retraite est par ailleurs susceptible de faciliter la mobilité interne et la rétention des talents.‍

L’harmonisation de l’offre d’épargne salariale et retraite entre les différentes entités s’avère en effet rassurante pour les salariés qui évoluent en terrain connu. Et pour cause, ceux-ci conservent la même plateforme, les mêmes identifiants et jouissent aussi d’avantages inchangés. Ils appréhendent donc aisément leur nouveau package de rémunération et ont une vision consolidée de l’ensemble de leur épargne salariale et retraite. 

Finalement, l’uniformisation des dispositifs d’épargne salariale et retraite est un gage de sérénité pour les « candidats » et représente un gain de temps pour les Ressources Humaines, lesquelles sont confrontées à moins de négociations. 

Développer une culture d’entreprise commune à l’échelle du groupe

Si telle est l’ambition de la direction générale, la mise en place d’un système d’épargne salariale et retraite à l’échelle du groupe peut aussi favoriser l’épanouissement d’une culture d’entreprise commune.

Le choix d’un prestataire innovant et orienté vers l’investissement socialement responsable (ISR), à l’image d’Epsor, pourra par exemple contribuer à la diffusion des valeurs d’innovation et de développement durable parmi les collaborateurs. 

Harmoniser la communication au sein du groupe 

La centralisation de l’épargne salariale et retraite permet de concevoir des campagnes de communication qui s’adressent de façon cohérente à l’ensemble des entités. De quoi alimenter une forte identité de groupe, si tel est l’objectif des dirigeants, tout en prenant en compte les spécificités éventuelles relatives à chaque filiale. 

Centraliser la gestion au sein de l’entité mère 

Enfin, le recours à un seul prestataire d’épargne salariale et retraite rend possible l’instauration d’un point d’entrée unique. In fine, cette transformation permet donc de décharger les équipes RH de chacune des entités d’un certain nombre de tâches telles que la facturation ou l’organisation de réunions d’information. 

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Nous le voyons, la centralisation de l’épargne salariale et retraite de plusieurs filiales présente une longue série d’avantages. Alors, en pratique, comment procéder pour mener à bien ce projet ? Nous y voilà.

Comment centraliser l’épargne salariale de plusieurs entités ? 

La réorganisation de l’épargne salariale et retraite au sein d’un groupe dont les filiales disposent de leurs propres dispositifs et de leurs propres prestataires amène plusieurs questions :

Comment choisir le prestataire qui sera conservé par le groupe ? 

Plusieurs critères permettent de départager les prestataires d’épargne salariale et retraite afin de choisir le meilleur pour son groupe.

Critère n° 1 : Le tarif 

Le tarif est bien entendu un élément à prendre en compte. Celui-ci ne doit cependant pas primer sur la qualité du service délivré, d’autant qu’il peut être négocié à l’échelle du groupe. 

Critère n° 2 : L’accompagnement offert à l’entreprise 

L’accompagnement dont bénéficie l’entreprise est également un point clé dans le choix d’un prestataire d’épargne salariale et retraite. Le suivi proposé à l’entreprise au quotidien, dans le cadre de ses campagnes de versement de l’intéressement et de la participation, est particulièrement important. L’idéal étant ici de disposer d’une équipe ou d’un interlocuteur dédié avec lequel pourra se nouer une relation durable et personnalisée. 

L’accompagnement offert à l’organisation au cours de la vie de son dispositif est lui aussi à considérer. Un prestataire qui épaule ses clients dans la rédaction de leurs avenants et dans la relecture de leurs accords d’entreprise doit par exemple être préféré à un autre qui se borne à fournir des trames génériques. 

Critère n° 3 : L’accompagnement proposé aux salariés 

L’accompagnement offert aux collaborateurs est évidemment un autre critère essentiel dans le choix d’un prestataire d’épargne salariale et retraite. L’accès simple et rapide à un service client, à des conseillers en gestion de patrimoine (CGP), à un robo-advisor ou encore à du contenu pédagogique peut ainsi faire la différence. 

Un test très concret peut être réalisé pour départager les sociétés en lice : contacter le support client de chacune d’elles comme pourrait le faire un salarié lambda, et constater leur temps de réponse respectif. 

Critère n° 4 : La performance des supports financiers référencés par le prestataire 

Enfin, le choix d’un prestataire d’épargne salariale et retraite doit également être guidé par les performances (nettes de frais) délivrées par les supports financiers référencés par celui-ci. 

Il s’agit d’un moyen objectif de vérifier si les solutions financières mises en avant par chaque interlocuteur correspondent à ce qui se fait de mieux. Un prestataire qui fonctionne en architecture ouverte, à l’instar d’Epsor, sera ici préférable. Cette approche permet en effet de sélectionner les meilleurs fonds d’investissement du marché, sans se limiter à des produits « maison », comme le font la plupart des acteurs de l’épargne salariale et retraite. 

La liste des éléments à considérer en vue de choisir le bon prestataire d’épargne salariale pour votre groupe s’étend au-delà des critères clés évoqués ici. Pour vous aider dans votre benchmark, nous vous invitons à télécharger notre matrice de décision grâce à laquelle vous pourrez comparer les prestataires sur pas moins de 28 points.

Le choix d’un prestataire unique impose-t-il un dispositif unique ? 

Non, la centralisation de l’épargne salariale et retraite de différentes entités auprès d’un même prestataire n’impose pas la mise en place d’un dispositif unique. 

Schématiquement, trois configurations peuvent être envisagées : 

1. Un dispositif d’épargne salariale et retraite commun pour tout le groupe ;

2. Un dispositif accordant une grande liberté à chaque entité en dehors du choix du prestataire ;

3. Un dispositif commun laissant une marge de liberté à chacune des filiales.  

Certains dispositifs de groupe offrent ainsi la possibilité aux entités de décider de la politique d’abondement ou de la formule de calcul de l’intéressement qu’elles souhaitent déployer. 

Comment gérer les accords d’entreprise ?

Le regroupement de l’épargne salariale et retraite des différentes filiales entre les mains d’un même interlocuteur peut donner lieu à la mise en place d’un accord d’entreprise unique ou au maintien de plusieurs accords d’entreprise. En cas de doute, un prestataire comme Epsor saura exposer aux décideurs les avantages et les inconvénients de chacune de ces options afin de les guider dans leur prise de décision. 

Nous le comprenons, la réorganisation de l’épargne salariale et retraite de plusieurs entités d’un groupe peut donc avoir un impact sur les accords d’entreprise encadrant ces dispositifs. Le cas échéant, ces accords peuvent faire l’objet d’une révision au moyen d’un avenant de modification, voire d’un avenant de refonte. Dans certaines circonstances, il pourra également être nécessaire de dénoncer les accords d’entreprise existants. Dans ce cas, un délai de 2 à 6 mois devra être prévu. 

Enfin, rappelons que toute modification des accords d’entreprise doit être signalée à l’administration (DREETS) via le dépôt d’une déclaration sur une plateforme nationale dématérialisée. Cette démarche peut bien entendu être comprise dans l’accompagnement proposé par le prestataire d’épargne salariale et retraite retenu, comme c’est le cas chez Epsor. 

Comment gérer les contrats et conventions avec les prestataires ?

La concentration de l’épargne salariale de différentes entités auprès d’un même prestataire peut impliquer l’établissement d’un seul contrat pour l’ensemble du groupe ou d’un contrat pour chaque entité. Bien entendu, dans l’hypothèse où la mise en place de plusieurs contrats serait privilégiée, rien n’empêche d’avoir un interlocuteur unique pour l’ensemble du groupe. 

Quoi qu’il en soit, la centralisation de l’épargne salariale et retraite des différentes filiales d’un groupe impose de résilier une partie des contrats et conventions préexistants. Ceux-ci comprennent le plus souvent une clause de résiliation qui encadre les conditions dans lesquelles l’organisation peut se libérer de ses engagements. Le groupe a dès lors la possibilité d’étudier et de dénoncer les contrats un à un ou de confier cette tâche au prestataire retenu si, à l’image d’Epsor, ce dernier propose ce service.

Une fois cette opération réalisée, comptez des délais de transfert d’environ 3 mois pour l’épargne salariale et de 18 mois maximum pour l’épargne retraite supplémentaire.

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Centraliser l’épargne salariale de plusieurs entités : ce qu’il faut retenir 

La centralisation de l’épargne salariale des entités d’un même groupe auprès d’un seul prestataire d’épargne salariale et retraite présente de nombreux avantages.  Cette harmonisation permet en effet d’obtenir de meilleures conditions tarifaires, d’alléger les équipes RH des filiales ou encore de faciliter la mobilité interne des collaborateurs.

Mieux, cette transformation n’empêche pas de conserver une grande souplesse, puisque chaque groupe peut se forger un dispositif d’épargne salariale et retraite qui correspond à la stratégie établie par ses dirigeants. Les différentes entités peuvent ainsi être dotées d’une certaine forme d’indépendance, ou bien être davantage intégrées, et cette situation peut évoluer au fil du temps. 

Nous le voyons, le choix d’un prestataire d’épargne salariale et retraite unique pour l’ensemble d’un groupe est donc particulièrement intéressant. 

Le tout ? Opter pour un partenaire qui saura vous conseiller et vous accompagner durant cette période de transition et tout au long de la vie de votre contrat, à l’instar d’Epsor.