[Livre blanc] Le guide de la digitalisation RH

Kenza El Khomri, Directrice des services chez PeopleDoc

"Cela n’a échappé à personne : les nouvelles technologies amènent l’entreprise à se transformer en profondeur pour s’adapter en continu aux nouveaux besoins et nouvelles attentes de ses clients et ce, qu’il s’agisse des clients externes ou des collaborateurs.

Sans conteste, nous assistons en direct à une mutation inédite qui passe par la digitalisation non pas de quelques services, de l’entreprise, mais bien de tous ses départements. La fonction RH n’échappe pas au phénomène. Bien au contraire. Elle est même la mieux placée pour piloter la transformation globale de l’organisation.

La transformation digitale de l’entreprise implique de repenser en profondeur son organisation. Elle nous impose aussi de porter un nouveau regard sur le parcours collaborateur qui ne peut plus être perçu comme un chemin linéaire allant du recrutement au départ en retraite. La fonction RH a tout à y gagner : faire valoir son leadership au sein de l’entreprise tout en renouant avec son cœur de métier, l’humain.

En menant des politiques efficientes en matière de gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, d’organisation du travail, de RSE… Elle affiche des objectifs clairs et précis : gagner du temps, de l’efficacité et de l’agilité pour in fine améliorer significativement les performances globales.

À ce titre, la digitalisation RH s’avère être une opportunité : passer d’une fonction opérationnelle à une posture de véritable Business partner. Cela implique pour la fonction RH de briser son organisation traditionnelle en silos et de repenser le parcours collaborateur."

1. Comprendre la digitalisation des processus RH

Ressources Humaines, quels enjeux en 2021 ?

L’époque où la fonction RH se limitait aux tâches administratives, telles que la gestion de la paie et des congés, est bien révolue ! Aujourd’hui, les RH revêtent une véritable fonction stratégique, et détiennent, à ce titre, de nombreuses cordes à leur arc.

Développement de la marque employeur de leur entreprise pour attirer des talents pénuriques (développeurs, data scientists, experts en UX/UI…), renforcement des démarches d’inclusion et de diversité au sein des processus de recrutement, rétention et fidélisation des talents…

Les équipes RH viennent aujourd’hui accompagner les entreprises dans une véritable réflexion autour de leur recrutement, de leur image de marque, voire même de leur RSE (pour Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les RH sont également nombreux à devoir suivre de près les évolutions réglementaires pour s’assurer de la conformité juridique des décisions et des écrits de leur entreprise.

Plus important encore, les responsables RH doivent cerner les préoccupations des salariés français, pour mieux répondre à leurs attentes et exigences. Une entreprise attentive au marché et aux tendances qui agitent sa société saura proposer des conditions de travail attractives à ses potentiels salariés.

C’est d’autant plus essentiel dans le contexte actuel, caractérisé par une « guerre des talents », au sein de laquelle de nombreuses entreprises se disputent les mêmes compétences, aussi rares que prisées.

En 2019, avant l’arrivée de la crise sanitaire, une entreprise sur quatre avait l’intention d’embaucher de nouvelles personnes dans l’année. Pourtant, la moitié d’entre elles avouait avoir du mal à recruter, à cause d’un manque de candidats sur les postes proposés.

Dans un contexte où le temps disponible des RH est aussi rare que précieux, il paraît pertinent de veiller à l’optimiser au maximum. Pourtant, selon le baromètre Tissot 2020, 73 % des RH déclarent consacrer la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives, alors qu’avec les complications dues au Covid-19 il est d’autant plus important de répondre efficacement aux préoccupations de leurs salariés, comme l’adaptation aux nouvelles règles sanitaires, la mise en place du télétravail ou encore leur bien-être.

☝️ Toujours selon les Éditions Tissot, 76 % des RH utiliseraient des solutions digitales dans le but de gagner en efficacité, de simplifier leur travail et de réduire leur consommation de papier. Les répondants affirment également que la gestion de la paie, des absences et l’évolution du droit du travail sont les trois tâches pour lesquelles une digitalisation est essentielle. Pourtant, selon le baromètre « Pratiques de pilotage RH 2017 », 51 % des RH interrogés utiliseraient des outils informatiques peu satisfaisants, un nombre encore bien trop élevé en 2021.

Digitaliser, pour quoi faire ?

Concrètement, la digitalisation des processus RH permet de dématérialiser les informations et données pour gagner en efficacité et fluidifier les processus internes. Lorsqu’on parle de digitalisation RH, on englobe également les coffres-forts, signatures électroniques, MOOC, réseaux sociaux d’entreprise…

🤩 Ainsi, digitaliser sa gestion RH ne signifie pas seulement « numériser ses fiches de paie », mais aussi faciliter l’accès à l’information de ses employés, faciliter la gestion des absences et congés, supprimer les tâches administratives chronophages, améliorer la communication interne de l’entreprise, diminuer l’impression de papier…

Autant de démarches qui permettent à une entreprise d’optimiser l’expérience de ses collaborateurs ainsi que son impact RSE. Par exemple, en mettant en place un SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines), vous permettez à vos collaborateurs de consulter leurs fiches de paie, de signaler une absence ou de s’inscrire à une nouvelle formation, à toute heure.

Digitaliser pour simplifier

La simplification et l’automatisation des processus arrivent à point nommé. Et pour cause, la gestion administrative du personnel se révèle chronophage et exténue les professionnels RH. 80 % d’entre eux se déclarent au bord de l’épuisement, souligne le Baromètre « Les RH au quotidien 2020 » réalisé par les Editions Tissot. Pour réaliser ses ambitions, la fonction RH n’a d’autre choix que d’orienter ses missions vers celles ayant le plus de valeur ajoutée.

Les collaborateurs, quant à eux, aspirent à davantage d’autonomie et s’impatientent de retrouver au sein de leur entreprise le même niveau de service dont ils bénéficient en dehors du lieu de travail. En effet, comment se fait-il qu’ils puissent acheter des billets de train en trois clics, consulter leur compte bancaire via une application mobile, quand au travail, ils doivent remplir des formulaires papier pour déposer leurs congés et leurs notes de frais ?

Dans le meilleur des cas, ils sont contraints d’envoyer un email pour demander une attestation employeur ou informer d’un changement d’adresse avec le risque d’avoir à effectuer une relance pour être pris en compte.

⏰ Au-delà du confort apporté aux collaborateurs, qu’ils soient professionnels RH ou non, la simplification et l’automatisation des processus permettent à tout un chacun de gagner du temps et de se concentrer dès lors sur des missions créatrices de valeur.

L’optimisation des étapes clés du parcours collaborateur - recrutement, pré-onboarding, onboarding, gestion de carrière, puis offboarding - se révèle essentielle. Mais cela reste encore bien insuffisant…

Digitaliser pour fidéliser

La fidélisation et l’attractivité des collaborateurs sont devenues les deux principaux centres d’attention des entreprises, et pour cause « 45 % des démissions ont lieu la première année » et « le coût d’intégration d’un employé représente 25 % de son salaire annuel » (Étude Welcome To The Jungle).

Pour répondre à cet enjeu, plusieurs leviers existent : les avantages salariés, la rémunération, l’environnement de travail, etc… Parmi eux, il en existe un que certaines entreprises ont tendance à négliger : l’expérience collaborateur ! Et pourtant, il représente l’ensemble des moments vécus par un salarié au sein d’une organisation, de son arrivée jusqu’à son départ et même après.

S’appuyer sur le parcours collaborateur pour digitaliser

En effet, le parcours collaborateur ne se limite pas aux étapes clés allant de l’embauche au départ à la retraite. Et la réussite de l’expérience collaborateur (EX) ne dépend pas uniquement de ces processus phare, mais bien d’une double injonction :

• La définition d’une expérience collaborateur globale idéale.
• La prise en compte des spécificités liées à chaque individu.

La frontière toujours plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle a ajouté une nouvelle donne : la considération de toutes les réalités vécues par les collaborateurs. Car la vie professionnelle impacte la vie personnelle et vice versa.

Les 6 paliers de l’expérience collaborateur

Aussi, il n’est plus seulement question de franchir des paliers les uns après les autres, mais bien d’alterner des phases susceptibles de se suivre, de se chevaucher ou encore de se croiser, selon Cécile Alper-Leroux, VP of HCM Innovation chez Ultimate Software.

📌 L’experte RH en dénombre six : Survie, Sécurité, Évolution...

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