Comprendre la digitalisation des processus RH !

1. RH, quels enjeux ?

L’époque où la fonction RH se limitait aux tâches administratives, telles que la gestion de la paie et des congés, est bien révolue ! Aujourd’hui, les RH revêtent une véritable fonction stratégique, et détiennent, à ce titre, de nombreuses cordes à leur arc.

Développement de la marque employeur de leur entreprise pour attirer des talents pénuriques (développeurs, data scientists, experts en UX/UI…), renforcement des démarches d’inclusion et de diversité au sein des processus de recrutement, rétention et fidélisation des talents…

Les équipes RH viennent aujourd’hui accompagner les entreprises dans une véritable réflexion autour de leur recrutement, de leur image de marque, voire même de leur RSE (pour Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les RH sont également nombreux à devoir suivre de près les évolutions réglementaires pour s’assurer de la conformité juridique des décisions et des écrits de leur entreprise.

Plus important encore, les responsables RH doivent cerner les préoccupations des salariés français, pour mieux répondre à leurs attentes et exigences. Une entreprise attentive au marché et aux tendances qui agitent sa société saura proposer des conditions de travail attractives à ses potentiels salariés. 🚀

C’est d’autant plus essentiel dans le contexte actuel, caractérisé par une “guerre des talents”, au sein de laquelle de nombreuses entreprises se disputent les mêmes compétences, aussi rares que prisées. En 2019, une entreprise sur quatre avait l’intention d’embaucher de nouvelles personnes dans l’année. Pourtant, la moitié d’entre elles a avoué avoir du mal à recruter, à cause d’un manque de candidats sur les postes proposés.

⏰ Dans un contexte où le temps disponible des RH est aussi rare que précieux, il paraît pertinent de veiller à l’optimiser au maximum. Pourtant, selon le baromètre Tissot 2020, 73 % des RH déclarent consacrer la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives, alors qu’ils préféreraient en profiter pour répondre aux préoccupations de leurs salariés, comme leur bien-être au travail ou la gestion de leur carrière.

Toujours selon les Éditions Tissot, 76 % des RH utiliseraient des solutions digitales dans le but de gagner en efficacité, de simplifier leur travail et de réduire leur consommation de papier. Les répondants affirment également que la gestion de la paie, des absences et l’évolution du droit du travail sont les trois tâches pour lesquelles une digitalisation est essentielle. Pourtant, selon le baromètre “Pratiques de pilotage RH 2017”, 51 % des RH interrogés utiliseraient des outils informatiques peu satisfaisants.

2. Digitaliser, pour quoi faire ?

Définition

Concrètement, la digitalisation des processus RH permet de dématérialiser les informations et données pour gagner en efficacité et fluidifier les processus internes. Lorsqu’on parle de digitalisation RH, on englobe également les coffres-forts, signatures électroniques, MOOC, réseaux sociaux d’entreprise…

Ainsi, digitaliser sa gestion RH ne signifie pas seulement “numériser ses fiches de paie”, mais aussi faciliter l’accès à l’information de ses employés, faciliter la gestion des absences et congés, supprimer les tâches administratives chronophages, améliorer la communication interne de l’entreprise, diminuer l’impression de papier…

Autant de démarches qui permettent à une entreprise d’optimiser l’expérience de ses collaborateurs ainsi que son impact RSE. Par exemple, en mettant en place un SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines), vous permettez à vos collaborateurs de consulter leurs fiches de paie, de signaler une absence ou de s’inscrire à une nouvelle formation, à toute heure.

Digitalisation RH, une solution adaptée à tous ?

Selon une étude du cabinet Wavestone (2019), 96 % des DRH sondés estimaient que la transformation digitale aurait, à elle seule, plus d’impact sur la fonction RH que l’évolution des métiers ou la RSE d’une entreprise.

Si les bénéfices apportés par la digitalisation ne sont plus à prouver (gain de temps et d’efficacité, sécurisation des processus et données, transmission d’information simplifiée…), cette démarche doit, en revanche, répondre aux besoins de votre entreprise. Autrement dit, pour être pertinente, la digitalisation de votre gestion RH doit partir de vos problématiques pour y répondre de façon très spécifique.

Inutile, donc, de vouloir calquer à tout prix le modèle du partenaire qui vous inspire, ou d’utiliser les derniers logiciels à la mode. Interrogez vos équipes RH et décelez les tâches répétitives qui leur volent le plus de temps. Votre DRH sera à même de vous signaler également les difficultés et éventuelles frustrations rencontrées par vos collaborateurs, et vous proposer des pistes d’amélioration.

🧐 Aussi, prêtez attention aux solutions digitales de chaque équipe. Votre équipe commerciale utilise sans doute déjà ses propres outils pour automatiser certaines tâches répétitives, tandis que votre équipe support a peut-être d’autres préférences. Mutualiser certains outils à l’échelle de votre entreprise est une bonne pratique, qui vous permettra de centraliser les informations et de fluidifier les échanges entre vos différentes équipes.

3. Les questions à se poser avant de digitaliser sa gestion RH

“Une digitalisation est-elle adaptée à mon entreprise ?”

Premier bon réflexe : faire un audit des outils existants déjà utilisés par vos équipes, pour mesurer la situation digitale de votre entreprise.

Quelles sont les forces et faiblesses des outils déjà implémentés ? Sont-ils d’un bon rapport qualité-prix ? Quel est le niveau de satisfaction de vos collaborateurs ?

Les réponses à ces questions devraient vous permettre de savoir si, oui ou non, opter pour une transformation digitale de votre gestion RH est pertinent pour vous. Un audit vous permet également d’identifier les processus les moins efficaces ou les tâches répétitives qui mériteraient d’être automatisées. Une démarche de digitalisation pertinente doit apporter une plus-value concrète et immédiate à vos collaborateurs ainsi qu’à votre entreprise.

“Quels sont mes objectifs principaux ?”

Une fois votre audit réalisé, vous devriez avoir en tête les faiblesses de vos processus existants, ainsi que certaines pistes d’amélioration. Focalisez-vous sur les champs d’action prioritaires !  Comme souligné par les Éditions Tissot, les objectifs principaux d’une digitalisation sont, pour les RH interrogés, de gagner du temps et de simplifier le travail.

☝️ Vous pouvez commencer, dans un premier temps, par déterminer les outils qui vous permettront d’éliminer les tâches répétitives, de manière à libérer du temps pour les projets à forte valeur ajoutée, comme le recrutement des talents ou l’optimisation de votre marque employeur.

“Quelle procédure dois-je suivre ?”

Selon une étude Deloitte (2016), 90 % des DRH considèrent que c’est à eux que revient la responsabilité d’initier une culture numérique au sein de l’entreprise.

Des chiffres supportés par l’étude de la BPI France, selon laquelle 87 % des dirigeants de PME et ETI ne font pas de la transformation digitale de leur entreprise une priorité stratégique. Les équipes RH sont donc les véritables porteurs de solutions, à qui revient souvent la lourde tâche d’insuffler cette dynamique digitale au sein de leur entreprise.

Vous êtes un professionnel RH et aimeriez valoriser auprès de votre direction les vertus d’une digitalisation ? Vous aurez sans doute besoin de convaincre vos supérieurs, en exposant des arguments solides et chiffrés sur la plus-value qu’une digitalisation pourrait apporter à votre travail et à celui de vos collaborateurs.

Autrement dit, vous êtes le porte-parole de cette solution et de ses avantages.

“Quel ROI dois-je espérer ?”

Dématérialiser certaines tâches administratives est, par définition, rentable, puisque cet acte permet aux équipes RH de gagner du temps (même s’il nécessite d’investir dans un logiciel). Prenons l’exemple de la dématérialisation d’un bulletin de paie.

Si on estime que la production d’un bulletin de paie papier coûte en moyenne 2,53 € (selon cette étude), et qu’il faut environ 5 h à une personne pour produire 100 bulletins de paie, vous pourriez réaliser des économies substantielles sur vos coûts de gestion RH avec un SIRH.

Un tel logiciel permet d’établir simultanément de nombreuses fiches de paie, en quelques clics. Le logiciel Lucca revendique par exemple un coût de 0,60 € HT par fiche de paie distribuée. Un SIRH vous permet également d’éliminer tout risque d’erreurs et de perte, de stocker vos données, et d’augmenter la transparence de vos processus RH.

“Et la sécurité des données dans tout ça ?”

🔐 Derrière les nombreux bénéfices d’une démarche de digitalisation, se cachent toujours des exigences légales. Pensez à sécuriser les données de vos collaborateurs et à les protéger d’éventuels piratages ou utilisations mal intentionnées. Dans ce domaine, la loi informatique et libertés doit être votre maître à penser.

Suivez à la lettre les règles fixées par cette loi, concernant la collecte, le stockage, l’authentification et l’exploitation des données à caractère personnel. Pour ce faire, l’usage d’un coffre-fort numérique est plus que recommandé et efficace !

💡 Connaissez-vous le RONI ?

Le RONI, pour Risque de Non-Investissement, caractérise les risques qui pourraient résulter d’une absence de digitalisation. Par exemple, si vous gérez les demandes d’absences, de congés ou de formation de vos employés sur un tableau Excel, vous n’êtes jamais à l’abri de perdre ces données si votre ordinateur tombe en panne !

D’un point de vue plus stratégique, en négligeant votre transition digitale et en proposant à vos collaborateurs des processus RH obsolètes, vous vous exposez indéniablement à une perte de compétitivité.

4. Quelques outils pratiques

L’incontournable SIRH

L’objectif du SIRH ? Simplifier la gestion de votre paie, des demandes de congés ou  d’absence… Ce logiciel intuitif permet également de rassembler les informations essentielles concernant les salariés (des éléments d’identité basiques aux documents légaux). Pour vous aiguiller, voici un comparatif des SIRH les plus populaires du marché.

Lucca

Une plateforme pour suivre l’évolution du droit

Développé par les Éditions Tissot, Lumio permet de suivre facilement les évolutions du droit du travail. Véritable gage de sécurité et de fiabilité, cet outil interactif vous permet d’effectuer des recrutements et de gérer la carrière de vos salariés en toute connaissance de cause, en éditant des documents légaux, comme des contrats de travail, en toute sécurité.

Lumio

Des outils collaboratifs pour favoriser le partage de connaissances

Popularisés par l’usage toujours plus fréquent du télétravail, les outils collaboratifs sont des alliés merveilleux qui facilitent le partage d’informations entre les équipes et au sein de celles-ci.

Cette start-up française n’a qu’un but : favoriser le travail collaboratif au sein des entreprises, grâce à une application dédiée aux prises de notes. L’interface de Slite ressemble beaucoup à celle de Slack, et pourtant, sa visée est toute autre. Très intuitif, cet outil permet de centraliser et d’organiser les connaissances de votre entreprise. Vous pouvez choisir de trier les différents dossiers par équipes, objectifs, périodes de l’année…

Slite

Destiné à simplifier la vie des collaborateurs tout en garantissant la sécurité de leurs navigations, cet outil permet de se connecter aisément à de multiples sites. Pour ce faire, les employés retiennent leur mot de passe LastPass, également appelé “mot de passe maître”. Ce dernier leur permet ensuite de se connecter instantanément aux sites de leur choix.

Très pratique, cet outil permet également de mutualiser les accès de plusieurs équipes à des sites très variés. En prime, LastPass oblige vos employés à générer des mots de passe forts, qui résisteront aux éventuelles tentatives de piratage.

LastPass

Des espaces où échanger

Cet outil vous permet de réunir toutes vos équipes sur une même plateforme, à travers différents canaux (organisés par équipe, thèmes…). Très utile pour communiquer (par écrit ou par téléphone/vidéo) ou envoyer des fichiers, la plateforme est très intuitive et permet de communiquer en temps réel avec n’importe quel collaborateur.

Pour la petite anecdote, Slack a initialement été créée pour la communauté tech, par essence débordée. Tout est donc fait sur Slack pour gagner du temps, et cela s’illustre notamment par les nombreux raccourcis qui permettent de réaliser de nombreuses tâches en quelques secondes.

Slack

Des signatures électroniques

Cet outil spécialisé dans la signature électronique fluidifie vos échanges avec vos collaborateurs, et vous permet d’envoyer, de signer et de conclure vos contrats en quelques minutes. L’outil vous permet également d’automatiser la gestion de vos contrats, de simplifier leur révision, et même de les analyser via l’IA.

DocuSign

Une expérience collaborateur moderne

Vous aimeriez valoriser les avantages sociaux que vous offrez à vos collaborateurs, et notamment votre dispositif d’épargne salariale ? Avec Epsor, vous pouvez contribuer à l’éducation financière de vos collaborateurs, grâce à notre plateforme intuitive et pédagogique.

Elle vous permet de centraliser les solutions d’épargne salariale et retraite de vos salariés au même endroit, en modernisant au passage vos produits d'épargne retraite avec une offre PACTE Compatible. En prime, grâce à notre Robo-advisor gratuit, vos employés peuvent effectuer des choix de placements éclairés, en fonction de leur profil investisseur.

Le mot de la fin…

À bien des égards, digitaliser sa gestion RH permet d’améliorer son expérience collaborateur ainsi que la productivité de ses équipes. Néanmoins, gardez en tête qu’une digitalisation n’est pas une fin en soi. Ce n’est qu’un moyen, qui s’apparente davantage à une course de fond. Il ne suffit pas de mettre en place un logiciel pour que vos équipes l’utilisent instantanément.

Devant la résistance au changement et la peur de l’inconnu, vous devrez faire preuve de patience et de pédagogie auprès de vos collaborateurs. Communiquez régulièrement sur les nouveaux outils en vigueur, et encouragez les employés récalcitrants à les utiliser. Un outil n’est efficace à l’échelle d’une entreprise que s’il est utilisé par le plus grand nombre !